Tietosuojaseloste

(Viimeinen päivitys 28.9.2023)
Saimaan Seuratanssijat ry  

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Saimaan Seuratanssijat ry, myöhemmin SaiSet ry, käsittelee henkilötietoja; mitä tietoja kerätään, mihin niitä käytetään ja kenelle tietoja luovutetaan. Selosteessa kerrotaan myös siitä, mitä omia tietoja an koskevia oikeuksia käyttäjillä on sekä yhteystiedot, josta voit kysyä lisätietoja. Käyttäjillä tarkoitetaan tässä selosteessa yhdistyksen jäseniä sekä järjestetyillä tanssitunneilla kävijöitä. Tämä seloste koskee vain SaiSet ry:n itse keräämiä tietoja ja omia kotisivuja. SaiSet ry:n sivustolla voi olla myös linkkejä yhteistyökumppaneiden sivustoille ja palveluihin. Suosittelemme, että tarkistat näiden sivujen tietosuojakäytännön, mikäli siirryt näille sivustoille. SaiSet ry ei ole vastuussa kolmansien osapuolten tietosuojasta tai henkilötietojen käsittelystä näissä sivustoissa.

Rekisterinpitäjä
SaiSet ry, FI-LAPPEENRANTA, Y-tunnus 2031200-1, saiset.jasensihteeri(at)gmail.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on SaiSet Ry:n jäsenrekisterin ylläpito, jäsenkorttien ja -kirjeiden lähetys sekä tanssituntien osallistujamäärinen seuranta.

Säännönmukaiset tietolähteet ja kerätyt tiedot

Jäsenyys
SaiSet Ry ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja voidakseen palvella seuran jäseniään jäsenkirjeviestinnässä sekä toimittaakseen jäsenille seuran jäsenkortit. Näiden tietojen lähteenä on jäsen itse.

Yhteyshenkilön perustiedot

• jäsenen nimi
• lähiosoite ja postitoimipaikka
• matkapuhelinnumero
• sähköpostiosoite
• jäsenmaksun suoritus merkintä

Tassituntien osallistumislista SaiSet Ry kerää nimi- ja läsnäolotiedot tanssituntien osalta nimilistaan, jota käytetään osallistujamäärien ja osallistumismaksujen kirjaamisessa tuntiseurantaraporttiin.

Kerättävät tiedot

• nimi
• suoritettu maksu
• pandemian aikana myös matkapuhelinnumero

Verkkosivusto, muu yhteydenotto
SaiSet ry voi kerätä henkilötietoja silloin, kun jäsen tai henkilö ottaa yhteyttä sähköpostitse yhdistyksen sivuilla esitettyihin sähköpostiosoiteisiin. Tällöin sähköpostin yhteystietoihin voi tallentua lähettäjän sähköpostiosoite, yhteydenoton syy ja viestitiedot, joita käyttäjä on jättänyt yhteydenoton yhteydessä. SaiSet ry voi käyttää yhteystietoja lähettääkseen jäsenelle jäsenkirjeitä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
SaiSet ry ei luovuta säännönmukaisesti jäsenrekisterin tietoja seuran ulkopuolelle. Tarvittaessa SaiSet ry voi kuitenkin toimia yhteistyössä luotettavien yhteistyökumppaneidensa kanssa kuten esimerkiksi Susel ry:n alaiset tanssiyhdistykset.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jäsenrekisterin ylläpidon apuna käytetään palveluntarjoajana Yhdistysavainta. Toimittajan tietosuojaselosteen mukaan Toimittajalla (Yhdistysavain) on oikeus siirtää Palvelun toteuttamista varten Henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden alueelle, joiden Euroopan Komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason. Toimittajalla on oikeus palvelun toteuttamista varten siirtää Henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Tietosuojalainsäädännön nimenomaisten siirtoperusteiden mukaisesti. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. - Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; - Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai - Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenen henkilötietoja koskeviin tiedostoihin pääsevät vain nimetyt henkilöt henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Jäsentietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen lainsäädännön tai muun oikeudellisen perusteen vuoksi. Tanssituntien osallistumislistat ovat osa kirjanpitoaineistoa ja niissä säilytysajat määräytyvät voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. SaiSet Ry noudattaa yleisesti hyväksyttyjä tietoturvatoimia suojellaksemme henkilötietoja menetykseltä ja väärinkäytökseltä. Pyrimme suojaamaan jäsentemme henkilötiedot yleisesti hyväksytyin turvatoimin.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteella saiset.jasensihteeri(at)gmail.com. Voit sopia jäsensihteerin kanssa, missä ja milloin tiedot sinulle luovutetaan. Ennen tietojen luovutusta rekisteröity on pystyttävä tunnistamaan allekirjoituksen sisältävästä henkilöllisyystodistuksesta. Tietoja ei luovuteta ennen tunnistamista.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu korjauspyyntö on toimitettava yllä mainittuun osoitteeseen ja siinä on yksilöitävä vaadittavat korjaukset sekä niiden perusteet.

Muutokset
Tähän tietosuojaselosteeseen voidaan tehdä muutoksia tarvittaessa. Tietosuojaselosteen yläosassa oleva päivämäärä kertoo, milloin tietosuojaseloste on julkaistu. Tietosuojaseloste tulee voimaan päivityspäivämäärästä lähtien. Suosittelemme, että luet tämän tietosuojaselosteen säännöllisesti, jotta huomaat mahdolliset muutokset.